Hoy queremos darte a conocer todo lo relacionado con los Gastos de Administración y su Presupuesto.
Aprender a realizar o esbozar un presupuesto es imprescindible en estos tiempos en que no se puede correr riesgos innecesarios en las inversiones. Saber plantearlo marcará la divergencia entre una persona que sabe administrar y otra que juega a la improvisación.
Entonces abordemos el tema tratando de amplificar un poco puesto que este tema suele variar un poco según la fuente.
TABLA DE CONTENIDO
- 1 ¿Qué son los Gastos de Administración?
- 2 Ejemplos de Gastos de Administración
- 3 Diferencias entre Gastos de Administración y Gastos Operativos
- 4 Consejos para reducir los Gastos Administrativos
- 5 ¿Cómo elaborar un presupuesto de Gastos Administrativos?
- 6 Otras consideraciones del presupuesto de Gastos de Administración
¿Qué son los Gastos de Administración?
Son aquellos costos o erogaciones empresariales no asociados directamente con los de producción y venta de los productos.
Por ejemplo, los pagos de televisión por cable, materiales de oficina, energía eléctrica, servicio de gas, viajes, la sección contable y todo aquello que se relaciona con la operatividad pero que no tiene nada que ver con la producción.
La mayoría de empresas tienen su propia estructura de administración encargada de elaborar tales cálculos porque no escatiman esfuerzos en que haya un funcionamiento adecuado de la empresa mediante el control de los gastos administrativos.
Ello no puede ser obviado en cualquier empresa pequeña, mediana o grande, aunque muchas veces en el caso de pequeños negocios, se pretende que una sola persona se encargue de todo, con los resultados se le va complicando la gestión y entonces el trabajo de ordenar cada asunto se vuelve difícil y engorroso.
Ejemplos de Gastos de Administración
Entonces, sabemos ya que los gastos administrativos no responden a los montos económicos destinados a la confección o manufactura del producto final, sino por lo contrario a lo que amerita diariamente la organización empresarial para estar en funcionamiento.
Podemos mencionar los siguientes ejemplos de gastos administrativos
- Gastos de servicios públicos: teléfono, energía eléctrica, gas, agua, televisión por cable, Internet, correspondencia, otros.
- Sueldo o pago de personal administrativo, empleados, altos ejecutivos que no se relacionan con la operatividad directamente.
- Los materiales de oficina: resmas de papel, carpetas, lápices, libros contables, marcadores, clips, otros.
- El alquiler de locales y sitios de conferencias, reuniones o encuentros mundiales, entre otros.
- Los aportes para el sistema de impuestos.
- Los gastos por viajes de negocio, exposiciones de productos en otros países, entre otros.
- Honorarios de asesoramiento legal de la compañía.
- Pagos extras a determinados servicios contables para la empresa.
- Costos de Publicidad en radio, televisión, vallas, afiches, voceo en las calles y avenidas, otros.
Diferencias entre Gastos de Administración y Gastos Operativos
El gasto operativo es el que se destina concretamente a la elaboración de un producto con determinada calidad y ese monto tiene que estar incluido de algún modo en el precio del mismo, para que la empresa no registre pérdida.
No tiene mucha gracia que sea más lo que gasta la empresa en elaborar un producto, que los beneficios que le reportará su venta.
En los gastos de administración tal como te dijimos en la sección anterior, no tienen nada que ver directamente con la producción y calidad del producto que se comercia.
El saber que los gastos de administración son gastos propiamente dicho, hace comprender el por qué se tratan de disminuir éstos ya que no desmejoran la calidad del producto que se ofrece al público.
Además las empresas pueden buscar mecanismos que le ayuden a disminuir los gastos operativos siempre que ello no afecte la calidad de lo ofrecido al público.
Consejos para reducir los Gastos Administrativos
Vamos a entrar a considerar la reducción de gastos administrativos mediante estos tips:
Consulte costos en todo ámbito
Averigüe en qué sitios puede comprar más barato artículos de oficina u otros de la empresa.
Infórmese sobre proveedores nacionales e internacionales, recordando que el encargo por Internet para que le traigan materiales o equipos de otros países (que usted pudiera adquirir en el suyo) puede resultar más costoso (por los gastos de envío, pagos de impuestos en aduanas, alcabalas, entre otros).
Minimice los gastos de viajes
En lo posible, sustituya los traslados o viajes mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, video chat o videoconferencias.
Hemos visto cómo se han efectuado incluso defensas de tesis de grado mediante esta modalidad virtual.
Pero cuando sea imperioso ir a otros lugares, Anticipa la compra de boletos de transportes que de pronto pudieran subir el monto y alójese en hoteles modestos, en vez de lujosos.
También es posible que alquile un auto económico o recurra a los servicios de taxis en ciudades importantes.
Digitalice el papeleo de oficina
Proceda a escanear y digitalizar en el ordenador todos los documentos imprescindibles de la empresa para ahorra espacio y costos en papel, archivo, entre otros.
Puede respaldarlos doblemente (para tener unos en la oficina y otros en diferente sitio fuera de la empresa) mediante discos compactos, en pendrive, enviándolos a su correo electrónico o el de la compañía, pero mantenga la renovación permanente de los archivos de sus clientes, registros financieros o información de contacto.
Recurra al teletrabajo
Ciertos costos también pueden reducirse permitiendo que determinados empleados administrativos trabajen en su casa sin tener que ir a las oficinas de la empresa.
Con ello se reducen o minimiza el costo de energía eléctrica en oficinas, agua, u otros servicios de soporte.
Por supuesto, muchos no aceptarán que se les pague menos por estar en sus casas debido a instrucciones anti Covid-19. De manera que la presencia en la oficina es un asunto que debe evaluar.
Recurra al subarrendamiento
Puede que tenga un espacio sobrante durante un tiempo, de modo que puede arrendar el sitio o local y obtener un dinero extra para sufragar los gastos de esas mismas instalaciones.
Pero antes debes asegurarte de que no lo utilizarás realmente y también considera realizar arrendamiento por lapsos de tiempo corto, esto a fin de habilitarlo para las actividades de su empresa en caso de ser necesario.
Proceda a refinanciar las deudas
Si se encuentra en un momento de tasas de interés bajas proceda a refinanciar la deuda que tiene a largo plazo en (máquinas, aparatos electrónicos, edificios, otros).
Involucre o comparta los gastos con otras compañías
Note cuáles productos complementan al suyo y negocie un acuerdo con la compañía que los suministra para comercializar juntos.
Por ejemplo, una agencia de festejos podría acordar con usted el suministro de bebidas; una empresa periodística con la compañía de transporte marítimo; los restaurantes podrían trabajar conjuntamente con pequeños negocios de divertimentos, y así sucesivamente.
Disminuir gastos en reparación de equipos
Si trasladar equipos y maquinarias adonde funciona el taller resulta costoso, entonces es preferible que se contrate a los especialistas para que vengan a la empresa directamente a arreglarlos con lo cual también se evita tener que comprar otros nuevos.
También puedes contratar servicio técnico especializado en la nómina, a largo plazo evita un impacto en el desembolso para esta partida.
Vigile el uso de herramientas y suministros
Mantenga vigilancia permanente de los materiales de oficina así como de las herramientas que pudieran manejarse, según el tipo de empresa.
Tenga dichos materiales disponibles en manos de un empleado de confianza que se encarguen de ellos, de que sean devueltos y en perfecto estado por quienes los solicitaron.
¿Cómo elaborar un presupuesto de Gastos Administrativos?
Comúnmente se utilizan tres elementos para elaborar el presupuesto:
- La planeación.
- La coordinación y
- El control.
Ello se puede desglosar en marcar las metas, ejecutar y cada cierto tiempo comparar lo logrado hasta ahora, con lo planeado.
Veamos entonces Cómo elaborar un presupuesto de Gastos Administrativos:
- Arreglar el material necesario: hoja Excel o lápiz e información de soporte.
- En primer lugar, debe separar los gastos operativos de los administrativos.
- Tenga una minuta de los ingresos mensuales de la empresa.
- Proceda a clasificar o segmentar detalladamente los gastos:
*Fijos de cada mes.
*Los que varían mensualmente.
*Calcule de diferencias entre gastos e ingresos.
- Considerar variables como el flujo de caja, posibles cambios de moneda, devaluaciones,
- Revise el presupuesto mensualmente.
- Si lo considera útil, contrate a un asesor para que revise y optimice su presupuesto.
Otras consideraciones del presupuesto de Gastos de Administración
- Llegar a una reducción de los costos administrativos amerita la colaboración de todos los involucrados en la empresa, por ello es mejor implicarlos en esas actividades.
- Considere también hacer un llamado de conciencia no sólo a los empleados, usted mismo predique con el ejemplo en cuanto a la austeridad.
- Los recortes no deben terminar por afectar la eficiencia empresarial ni la calidad de sus productos que llegan al cliente porque al final los resultados serán desfavorables.
- Plantee un bono de x% de los gastos administrativos que se reduzcan, verá cómo se incentivan los empleados a reducirlos al mínimo.
- Recuerde que el uso de papel afecta el planeta, si puede ser reutilizado no sólo abaratarían los gastos, también contribuirían con el medio ambiente.
Cerramos agradeciéndole por leernos e invitándolo a seguir investigando en nuestra web.
